GUARDA DE DOCUMENTOS – TABELA PRÁTICA

O contribuinte deverá manter em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para escrituração comercial e fiscal.

 

Existem, basicamente, três dispositivos legais relacionados ao prazo de guarda da documentação comercial e fiscal, quais sejam:

 

  1. a) O artigo 195 do Código Tributário Nacional, que determina que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os respectivos comprovantes dos lançamentos deverão ser considerados até o termo final de prescrição dos créditos tributários das operações a que se refiram.

 

  1. b) O artigo 37, da Lei 9.430/1996 determina que os comprovantes de escrituração relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis futuros serão conservados até que a decadência do direito da Fazenda Nacional constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.

 

  1. c) O artigo 4o do Decreto-Lei 486/1969 determina que o comerciante deve conservar em ordem enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes. Portanto muitos livros por serem também de natureza mercantil devem observar os prazos societários e da legislação comercial.

 

No âmbito fiscal, tais arquivos e documentos deverão ser apresentados à administração tributária, quando solicitado.
A seguir, um resumo prático do tempo mínimo de guarda de cada tipo de documentação ou arquivo:

 

DOCUMENTOS ou ARQUIVOS PRAZO MÍNIMO DE GUARDA BASE LEGAL
Arquivos digitais e SPED: ECD/EFD/NFe 05 anos (ver nota 2) Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996  e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Comprovantes de Rendimentos Pagos e de Retenção na Fonte 05 anos Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
DARF (PIS/COFINS/IRF/IRPJ/CSLL) 05 anos (ver nota 3) Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Declaração Imposto Territorial Rural – DITR 05 anos Art. 40 do Decreto 4.382/2002 , art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Declaração Imposto de Renda da Pessoa Jurídica – DIPJ 05 anos Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Declaração do Imposto sobre Produtos Industrializados – DIPI 05 anos Art. 383 do Decreto 7.212/2010 – RIPI, art. 195 do CTN, art. 37 da  Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Declaração Especial de Informações – DIF 05 anos Art. 195 do CTN, art. 37 da  Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Declaração Operações Imobiliárias – DIMOB 05 anos Art. 195 do CTN, art. 37 da  Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos- DECORE 05 anos Art. 3o da Resolução CFC 872/2000.
Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica – DSPJ (Inativa e Simples) 05 anos

 

Art. 195 do CTN, art. 37 da  Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Pedido Eletrônico de Restituição e Declaração de Compensação – PER-DCOMP 05 anos Art. 37 da Instrução Normativa RFB 900/2008, art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Demonstrativo de Apuração das Contribuições Sociais – DACON 05 anos Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Demonstrativo de Notas Fiscais – DNF 05 anos Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Demonstrativo do Crédito Presumido – DCP 05 anos Art. 195 do CTN, art. 37 da  Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF 05 anos Art. 26 da Instrução Normativa RFB 1.033/2010, art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Documentos relativos a retenção dos 11% de INSS sobre as NFs de Prestação de Serviços 10 anos Lei 8.212/1991, art. 31, § 11.
Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico) 20 anos Portaria 3.214/1978, NR – 7
Extratos Bancários 05 anos Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Folha de Pagamento 10 anos CF, art. 7º, XXIX
Folha de Ponto 05 anos CF, art. 7º, XXIX
Formulário CAGED 10 anos Port. MTb 2.115/1999, art. 1º, § 2º
GFIP (FGTS – RE / GR) 30 anos Decreto 99.684/1990
GPS 05 anos (ver nota 3) Decreto 3.048/1999, art. 348
GR Contribuição Sindical / Assistencial 05 anos CTN – Lei 5.172/1966, art. 174
Holerites / Recibos de Pagamentos 05 anos CF, art. 7º, XXIX
Laudo PPRA 20 anos Portaria 3.214/1978, NR-9
Livro de Inspeção do Trabalho Permanente Não há
Livro Diário 05 anos (ver nota 2) Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Livro Razão 05 anos (ver nota 2) Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Livros de Entradas e Saídas 05 anos após o último lançamento (ver nota 2) Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Livro Registro de Inventário 05 anos após o último lançamento (ver nota 2) Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Livros: Apuração do ISS e ICMS 05 anos após o último lançamento Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Livros de Atas de Assembléia Permanente Não há
Notas Fiscais e Cupons Fiscais 05 anos (veja nota 1) Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Orçamentos / Contratos de Obras Até o final da garantia Não há
Processos Trabalhistas Permanente Não há
Prontuários de Funcionários Permanente Não há
RAIS 10 anos Decreto-Lei 2.052/1983, arts. 3º e 10
Recibo de Vale Refeição 05 anos CF, art. 7º, XXIX
Recibo de Vale Transporte 05 anos CF, art. 7º, XXIX

Nota 1: As notas fiscais e comprovantes de aquisição de imobilizado e intangíveis deverão ser guardadas até 5 anos após a baixa ou depreciação/amortização total do ativo.

Nota 2: Os registros contábeis e documentação pertinente a períodos em que houve prejuízo fiscal compensável (IRPJ e CSLL) deverão ser conservados até 5 anos após a compensação total dos respectivos prejuízos.

Nota 3: Havendo compensação de tributo, por recolhimento indevido ou a maior, a DARF ou GPS correspondente deverá ser arquivada por 5 anos a partir da data da referida compensação.

Port. Cont.

Autor: Port. Cont.